Dokumentenprozessanalyse

Dokumentenprozessanalyse

Mit einer Dokumentenprozessanalyse werden Arbeitsabläufe transparent und einzelne Arbeitsschritte sichtbar gemacht um Verbesserungen in Unternehmensabläufen zu erarbeiten. Dies kann eine Prozessstabilisierung, Geschwindigkeitserhöhung oder Fehlerreduzierung sein. Eine Dokumentenprossezanalyse beschreibt mittels eines leicht zu verstehenden Flußdiagramms welche einzelnen Arbeitsschritte für einen bestimmen Prozess getätigt werden müssen und welche Dokumente (Digital oder Papier) wie und wo verarbeitet werden.

Wie gehen wir vor?

Schritt 1:  Prozess Bestands-Analyse

Für die Bestandsanalyse erfassen wir sämtliche  Einzeltätigkeiten aller im Prozess beteiligen Mitarbeiter.  Dies kann in einer Vor-ort Begehung oder in Form eines Mitarbeiter-Workshop passieren. Wie detalliert diese Erfassung abläuft, klären wir in dem vorherigen Zielgespräch.

Wichtig: Vor der Prozess-Analyse sollten die Mitarbeiter informiert werden, sodass jeder im Wissen darüber ist, warum ein externer Dienstleister sämtliche  Arbeitsschritte aufnimmt.

Wir empfehlen hier unseren Start-Workshop.

Schritt 2: Prozess-Visualisierung

Die  Komplexität sowie die einzelnen Arbeitsschritte  werden häufig erst nach einer Visualisierung von allen Anwendern verstanden. Wir erarbeiten ein leicht zu verstehendes Pfeil-und Flussdiagramm und besprechen dieses gemeinsam mit den Prozessverantwortlichen.
Nutzen: Verbesserungspotenziale für Dokumentenbasierende Arbeitsabläufe  finden!

  • Erhöhung der Ablaufgeschwindigkeit
  • Arbeitsablaufgeschwindigkeit erhöhen
  • Fehlerquellen-und Ursachen minimieren
  • Mitarbeitersensibilisierung (Schaffung von Verständnis für Arbeitsschritte von Kollegen)
  • Grundlage für Softwarekonzepterstellung

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René Icking

Dokumentenlösungen
Telefon: 02563 - 9342-24
E-Mail:  ri@thies-buero.de