Klaus Herding GmbH in Rhede

Die Klaus Herding GmbH, gegründet 1918 als Weberei Carl Herding GmbH & Co.KG, wandelte sich im Laufe der Zeit vom Rohwaren- und Rauhweber zu einem führenden Handelsunternehmen für Heimtextilien. Seit 1957 arbeitet Herding mit Disney zusammen. Diese Zusammenarbeit legte die Basis für das heutige Unternehmen, das Marktführer für Heimtextilien im Lizenzbereich ist. Unsere Zielgruppen sind vor allem Babys, Kleinkinder, Jugendliche sowie junge Erwachsene. Die Kollektion der Klaus Herding GmbH beinhaltet das ganze Spektrum der klassischen Heimtextilprodukte. Absatzmarkt ist ganz Europa. Herding beschäftigt zurzeit 83 Mitarbeiter.

 

Unternehmenswebsite

Ein ausgeklügeltes Dokumentenmanagementsystem (DMS)

 

Kein Inhaltschaos und Datenmüll mehr

 

Um effizient arbeiten zu können, benötigt man die entsprechenden Informationen am richtigen Ort und zur richtigen Zeit. Und genau dies ist bei vielen Unternehmen der Knackpunkt. Viel Zeit geht bei der unnötigen Dokumentensuche dahin. Darum ist ein gut organisiertes und durchdachtes DMS in der heutigen Zeit das A und O.

Das Dokumentenmanagement betrifft alle Unternehmen, alle Abteilungen in diversen Funktionen und Prozessen. Auch die Klaus Herding GmbH ist zu dem Entschluss gekommen, dass ein strukturiertes System gewährleistet sein muss. Die Klaus Herding GmbH war auf der Suche nach einem einfach zu bedienenden DMS, um den Rechnungsworkflow (Prüfung, Freigabe, Signatur) zu digitalisieren. Beauftragt wurde somit die Installation von M-Files und Chronoscan und zeitgleich auch die Schulung. Im zweiten und dritten Step soll mit dem gleichen System auch die Personalverwaltung sowie die Vertriebsverwaltung digital umgesetzt werden.

Das genutzte Warenwirtschaftssystem bei der Klaus Herding GmbH ist Microsoft Navision (MS NAV). Und dies soll auch weiterhin das führende System bleiben. Hier werden alle Lieferanten- und Kundenstammdaten von allen Mitarbeitern eingegeben und gepflegt. Eine einfache Schnittstelle (ohne Programmierung) an das neue DMS ist nicht nur mit MS NAV möglich, sondern ist natürlich auch mit anderen WWS gewährleistet.

Der Umstellungsprozess…

Durch die Umstellung auf die digitalen Prozessabläufe wurden die internen Strukturen abgespeckt und klarer definiert. Die gesamten Mitarbeiter der Klaus Herding GmbH konzentrieren sich ab jetzt um Ihre Kernarbeit, statt wie zuvor um unproduktive Verwaltungsarbeit. Die Automatisierung beginnt jetzt schon beim Eingang der Papierbelege. Dokumente und Belege werden mit Cronoscan eingescannt. Je nach Dokumentenart werden vordefinierte Informationen aus den Dokumenten gelesen und mit MS NAV abgeglichen und erweitert. Die erkannten und verschlagworteten Dokumente werden automatisch an die intelligente M-Files Software übergeben, automatisch nach ihrem Inhalt archiviert und mit weiteren vorhanden Dokumenten verknüpft und gespeichert. Durch diese digitale Ablage aller Dokumente ist das Finden von gewünschten Informationen für die Mitarbeiter deutlich beschleunigt worden. M-Files zeigt das Dokument da an, wo es benötigt wird, jedoch ohne dupliziert zu sein. Datenmüll ade.

 

Das Feedback von der Klaus Herding GmbH: „Wir würden Sie jederzeit weiterempfehlen!“