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Hybride Zusammenarbeit – Tipps wie es gelingen kann

Hybride Zusammenarbeit ist nicht einfach. Wie schaffen wir es mit moderner Technik Mitarbeitende im und außerhalb des Unternehmens zusammenzubringen?

Der Arbeitsplatz der Zukunft ist hybrid – und die Zukunft der Zusammenarbeit ebenfalls. 68 Prozent aller Unternehmen weltweit haben vor, hybride Arbeitsweisen zu testen und ihren Angestellten zu ermöglichen, teilweise im Büro, zu Hause oder an sogenannten Third Places (alternative Arbeitsplätze außerhalb des Unternehmens oder Home-Office) zu arbeiten. Auch Unternehmen, die das Büro weiterhin als Hauptarbeitsort nutzen werden, müssen sich mit hybridem Arbeiten beschäftigen, da ihre Partnerunternehmen, Zulieferer und Kunden sich virtuell mit ihnen in Verbindung setzen werden. Das bedeutet, dass allgemein mehr mit einer „gemischten Präsenz“ zu rechnen ist, bei der einige Teilnehmer sich vor Ort im Unternehmen befinden und einige sich von der Ferne aus zuschalten.

Die Unternehmen stellen sich auf eine deutliche Zunahme hybrider Zusammenarbeit ein, sobald mehr Menschen ins Büro zurückkehren, die so produktiv wie möglich arbeiten möchten. Diese Unternehmen haben erkannt, wie wichtig die Energie und das Ambiente bei der Arbeit für Innovation und Wachstum sind und dass sich die Menschen nach Hause zurückziehen werden, wenn die Arbeitsumgebung ihnen nicht das bietet, was sie benötigen.

Hybride Zusammenarbeit ist komplex

In Zukunft wird jeder Raum zum Videoraum. d.h. digitale Medien werden ein Muss in jedem Raum! Die Menschen verbringen zu viel Zeit damit, den Kamerawinkel einzustellen oder herauszufinden, wie man Inhalte streamen kann. Letztlich leiden die Beziehungen zu den anderen darunter. Die Probleme, die die Menschen vor der Pandemie hatten, werden sich jetzt noch verstärken und der Mund-Nasen-Schutz und die Abstandsvorgaben sind auch nicht besonders hilfreich.

Folgende Probleme erschweren die Arbeit:

Die Umgebung verhindert eine gleichberechtigte Teilhabe – wenn die zugeschalteten Teammitglieder nicht sichtbar sind oder gehört werden können, müssen sie sich mehr anstrengen, um wirklich involviert zu werden. Das Ungleichgewicht der Präsenz liegt meistens am schlechten Zusammenspiel von Raum und digitalen Tools.

Komplexe Beziehungen – per Video ist es schwierig, die Körpersprache zu entschlüsseln, Augenkontakt zu halten und die Stimmung einer Gruppe zu spüren.

Schwierigkeiten, sich einzubringen – es ist schwierig, Inhalte auf eine Art darzustellen, die es sowohl vor Ort anwesenden als auch zugeschalteten Teilnehmern ermöglicht, sich einzubringen. Können die zugeschalteten Teilnehmer sehen, wenn jemand auf ein Whiteboard schreibt?

Innovation wird gehemmt – neue Ideen zu entwickeln ist die schwierigste Form der Zusammenarbeit. Aktivität kann zu mehr Kreativität und Engagement beitragen – dies lässt sich per Video kaum bewerkstelligen.

Auswahl an Räumen + Technologie

Um zu gewährleisten, dass hybrides Arbeiten erfolgreich ablaufen kann, sollten Unternehmen eine Auswahl an Räumen und technologischen Hilfsmitteln bieten, die verschiedene Formen der Zusammenarbeit unterstützen — von geplanten kreativen Sessions über spontane Besprechungen unter vier Augen und allen sonstigen Formen der Zusammenarbeit. „Es geht darum, digitale und analoge Elemente zu kombinieren. Es wird nicht ausreichen, dass sich die Menschen von außen zuschalten können. Unternehmen sind gefordert denen, die im Büro sind, eine bessere virtuelle Teilnahme ermöglichen zu können, indem wichtige Elemente wie Kameras, Mikrofone, Inhalte und Licht auf die Bedürfnisse der Nutzer angeboten werden.

 

Gleichberechtigte Teilhabe

Design nutzen, das das Missverhältnis zwischen Mitarbeitern vor Ort und außerhalb überwindet.

  • Sowohl zugeschaltete Teilnehmer als auch Teilnehmer vor Ort sollten sich frei im Raum bewegen können – dies kann mithilfe von mobilen Möbeln und Displays umgesetzt werden. Mitarbeiter, die sich von außen zuschalten, sollten nicht permanent neben den präsentierten Inhalten sichtbar sein.
  • Sowohl gemeinsam als auch einzeln genutzte Geräte sollten über Kameras verfügen, insbesondere dann, wenn sich Teammitglieder noch nicht gut kennen.
  • Das optimale Licht ist wichtig, um selbstbewusst vor der Kamera aufzutreten. Warme, leistungsstarke LED-Lampen direkt über dem Kopf oder seitlich davon eignen sich am besten für Videoübertragungen.
  • Um auf beiden Teilnehmerseiten eine gute Audiokulisse zu bieten, müssen Raumgröße, Abgrenzungen, Materialien und die Ausrichtung der Mikrophone und Lautsprecher berücksichtigt werden.

Einbindung

  • Zugeschaltete und lokale Teilnehmer sowie digitale und analoge Inhalte so anordnen, dass eine gleichberechtigte Mitwirkung aller möglich ist. Einige Softwareplattformen und integrierte Technologiesysteme unterstützen die Nutzung mehrerer Displays, damit Teilnehmer und Inhalte getrennt dargestellt werden können, was eine gleichberechtigtere Teilnahme für die zugeschalteten Kollegen ermöglicht.
  • Das Design sollte den Kamerablickwinkel (z.B. 90, 120 Grad) berücksichtigen. Es sollte sichergestellt werden, dass die Teilnehmer und Inhalte auch für die zugeschalteten Kollegen sichtbar sind. Mithilfe von künstlicher Intelligenz gesteuerte Konferenzkameras bieten einen weiten Kamerawinkel und neue Möglichkeiten, analoge Inhalte virtuell darzustellen. Huddly‘s Canvas ist beispielsweise eine Content Camera, die mit Teams und Zoom genutzt werden kann, um Schatten und Reflektionen auf Whiteboards zu beseitigen, Farben von Whiteboard Markern zu intensivieren und Menschen, die sich vor der Kamera aufhalten, auszublenden.
  • Die Nutzung von Tools, die allen Beteiligten Zugang zu digitalen und analogen Informationen bieten und verschiedene Formen der Zusammenarbeit ermöglichen, sind wichtig für gemeinsame kreative Prozesse (z.B. digitale Whiteboards).

Einfache Nutzbarkeit

Einfache und nahtlose Übergänge zwischen verschiedenen Interfaces, Displays und Elementen ermöglichen.

  • Geteilte Geräte sollten sich schnell mit persönlichen Endgeräten verbinden können, damit die Teilnehmer bei Bedarf mit beiden interagieren können.
  • Sicherstellen, dass die Sichtlinien auf die Teilnehmer und Inhalte sowohl für zugeschaltete als auch anwesende Teilnehmer frei sind. Flexible Möbel und/oder die Nutzung von mobilen Endgeräten ermöglichen, dass die anwesenden oder zugeschalteten Teilnehmer ‚bewegt‘ werden können, um ihnen im Laufe der Besprechung immer die beste Sicht zu bieten.
  • Die verschiedenen technologischen Angebote sollten einander ergänzen und mit verschiedenen Geräten und Softwarelösungen nutzbar sein. Auch wenn Ihr Unternehmen möglicherweise bestimmte Plattformen bevorzugt, kann es sein, dass die extern zugeschalteten Teilnehmer andere Lösungen verwenden möchten oder müssen.

Gerne finden wir gemeinsam mit ihnen heraus, welche Lösungen ihr Unternehmen benötigt, um ihre Mitarbeitenden souverän auf die hybride Arbeit vorzubereiten. Unser Team aus Spezialisten:innen in den Fachbereichen Medien- und Konferenzraumtechnik und Büro- und Objekteinrichtung beraten sie gerne ganzheitlich!

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