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Das papierlose Büro – Digtialisierung von Arbeitsprozessen

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Das Streben nach dem papierlosen Büro

Viele Unternehmen streben gerade in der aktuellen Zeit nach mehr Digitalisierung, um dem Wunsch des papierlosen Büros näher zu kommen. Wieso aber wünschen es sich Unternehmen überhaupt, ohne Papier im Büro arbeiten zu können und was bedeutet das Wort papierloses Büro überhaupt?

In unseren Beratungsgesprächen in den wir die 4 Dimensionen der Arbeit betrachten, stellen wir immer wieder fest, dass Mitarbeiter bei dem Begriff des papierlosen Büros häufig an ein Unternehmen denken, in denen überhaupt keine Geschäftsdokumente auf Papier gedruckt oder bearbeitet werden.

 

 

Diesen Irrtum unterliegen leider viele Unternehmen.

Warum ist das so? Zunächst einmal muss beachtet werden, dass in jedem Unternehmen unterschiedlichste Dokumentenarten verwendet werden. Es gibt zum einen kaufmännischen Standarddokumente wie z.B.  Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Lieferscheine, die in fast jedem Unternehmen zur Anwendung kommen. Hierneben verwenden Unternehmen jedoch sehr spezialisierte und individualisierte Branchendokumente.

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Fallbeispiel - Digitaler Workflow ohne Papier

Zur Verdeutlichung vergleichen wir einmal ein Handelsunternehmen mit einem Handwerksunternehmen.

Das Handelsunternehmen ist in unserem Fall ein Textilhersteller welcher Textilwaren wie Bettwäsche an Wiederverkäufer vertreibt. Die Ware, also die fertige Bettwäsche wird mittels eigener Spedition an die Kunden versendet. Der LKW-Fahrer des Textilherstellers wird sich in jedem Fall den Abliefernachweis, in unserem Fall nennen wir das Dokument „Lieferschein“ von dem Mitarbeiter des Kunden im Wareneingang unterzeichnen lassen. Der Warenempfänger quittiert hierzu den Erhalt der Ware mittels Unterschrift auf dem Lieferschein mit seiner Unterschrift. Der Abliefernachweis ist hiermit erbracht, aber natürlich nicht papierlos. Der unterschriebene Lieferschein dient dem Textilhersteller als Grundlage zur Berechnung des Auftrages. Der unterschriebene Lieferschein muss nun noch zum Back-Office transportiert werden. Häufig vergehen zwischen Ablieferung der Ware und Abrechnung des Auftrages mehrere Tage, da der unterschriebene Lieferschein auf dem analogen Weg vom Fahrer zum Mitarbeiter im Back-Office transportiert wird. Ein papierloses Büro ist das natürlich nicht.Ein Handwerksunternehmen, in unserem Fall ein Sanitär-Heizungsbetrieb wird beauftragt eine Heizungsanlage zu installieren. Der Heizungsmonteur dokumentiert nach der Montage die benötigten Materialien und die Arbeitszeit auf seinem Einsatzschein auf Papier. Der Kunde quittiert diesen Einsatzschein mit seiner Unterschrift. Der unterschriebene Einsatzschein auf Papier dient als Grundlage zur Berechnung des Auftrages. Auch dieses Beispiel zeigt das „nicht papierlose Büro“ auf. Gerade bei Handwerksunternehmen vergehen häufig Wochen bis der Montageeinsatz abgerechnet werde, da der Einsatzschein auf dem analogen Weg vom Mitarbeiter zum Back-Office transportiert wird und hier dann manuell in ein Abrechnungsprogramm erfasst wird.

Allein dieser einfache Vergleich zeigt auf, wie unterschiedlich Unternehmen mit Geschäftsdokumenten, die eigentlich dieselbe Funktion haben (das Abrechnen einer durchgeführten Leistung), umgehen. Und häufig wird das nicht papierlos gemacht.

Jetzt stellt sich die Frage, was es überhaupt heißt papierlos zu arbeiten.
In unserem Beispiel gibt es mehrere Ansätze. Liegt der Wunsch lediglich in der schnelleren Übermittlung des Abliefernachweises kann der manuell unterschriebene Lieferschein oder der Einsatzschein z.B. mit einem mobilen Scanner digitalisiert und via E-Mail zum Back-Office übermittelt werden. Dies wäre Schritt 1 einer Digitalisierung, bzw. des papierlosen Büros.

Jetzt schauen wir uns noch einmal parallel den Arbeitsprozess des Mitarbeiters im Back-Office an. Dieser erhält nun auf digitalen Weg (papierlos) den Abliefernachweis in Form einer z.B. PDF-Datei.
Häufig wird diese PDF-Datei im Back-Office auf einem Drucker ausgedruckt und die weitere Bearbeitung findet auf dem Papierweg statt. Der erste Arbeitsschritt wurde papierlos gemacht, der 2te nicht.

In einem weiteren Digitalisierungsschritt wird das Dokument nicht mehr ausgedruckt, sondern digital also papierlos weiterverarbeitet. Ist dies der Fall, hätten wir ein papierloses Büro, aber lediglich für diesen einen Arbeitsprozess.

Welche Arbeitsprozesse möchten Sie Digitalisieren?

Warum ist der Weg zum papierlosen Büro so mühsam?

Schauen wir uns jetzt einmal an, dass in Unternehmen je nach Betriebsgröße zwischen 10 und 150 unterschiedliche Dokumententypen bearbeitet werden wird klar, das eine schnelle Digitalisierung, hin zum papierlosen Büro nicht von heute von morgen funktioniert.
Weiterhin schauen wir uns die unterschiedlichsten Branchen an, in denen Unternehmen zu Hause sind.
Bauen, Dienstleistungen, Energie, Gastgewerbe, Tourismus, Industrie, verarbeitendes Gewerbe, Land-und Forstwirtschaft, Handwerk und Transport um nur die grobe Übersicht zu nennen.
Selbst wenn innerhalb einer Branche mit den gleichen Dokumenten gearbeitet würde, heißt dies noch nicht, dass die Bearbeitung der Dokumente auf exakt gleicher Weise von den Unternehmen durchgeführt wird.
Wie sollen Unternehmen bei so vielen verschiedenen Geschäftsdokumenten und Arten der Bearbeitung zu einem papierlosen Büro kommen?

Über alle Unternehmen hinweg gibt es also hunderte von unterschiedlichsten Dokumententypen die zum Teil noch stark auf die eigenen Bedürfnisse angepasst sind. Hierbei handelt es sich zum Teil um Papierdokumente und zum anderen um digitale Dokumente wie z.B. PDF Dateien. Allein dieser Umstand macht das papierlose Büro, gerade in der Zusammenarbeit von Unternehmen untereinander häufig (nicht immer) zum einem theoretischen Wunschszenario.

Weiterhin gibt es keine einheitlichen Normen oder Standards zur Bearbeitung und Archivierung der Dokumente. In den letzten Jahren haben sich zwar einige Softwareanbieter von Dokumentenmanagementsystemen (DMS und ECM) etabliert, diese zum Teil sehr spezialisierten Tools decken aber häufig nur einen Bruchteil der Prozesse in Unternehmen ab und schaffen auch kein papierloses Büro. Häufig sind diese Softwaretools auf die Bearbeitung von standardisierten kaufmännischen Prozessen spezialisiert und decken nicht die individualisierten Arbeitsabläufe in anderen Unternehmensbereichen ab.
Also schaffen solche Tools auch nur einen kleinen Bruchteil von einem papierlosen Büro.

Die Entwicklung zum papierlosen Büro ist selbst innerhalb eines Unternehmens zum Teil stark unterschiedlich ausgeprägt. Läuft der komplexe Eingangsrechnungsprozess vielleicht bereits papierlos ab, findet auf der anderen Seite der einfache Warenablieferprozess zum Teil noch mit Papierdokumenten statt.

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Wie weit sind Unternehmen in Deutschland?

Laut einem Bericht der Bitkom aus dem Jahr 2020 arbeiten gerade einmal 6% der deutschen Unternehmen in Ihren gängigsten Arbeitsprozessen ohne Papier. Gerade große Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern haben es in den letzten Jahren geschafft, viel Papier einzusparen und sind so dem papierlosen Büro einen großen Schritt näher zu gekommen.

Woran liegt das?
Große Unternehmen oder Organisationen haben häufig viele repetitive Arbeitsprozesse. Das bedeutet, es sind Arbeitsprozesse, die sich wiederholen und immer nach dem gleichen Raster abgearbeitet werden.  Diese Arbeitsprozesse lassen sich relativ einfach digitalisieren, sodass kein Papierdokument mehr benötigt wird und das papierlose Büro zumindest für diesen Prozess in greifbarer Nähe rückt.
Im Gegensatz hierzu sind komplexe Arbeitsprozesse in denen z.B. viele Personen eingebunden sind und in denen sehr individuelle gearbeitet wird, sehr schwer zu digitalisieren. Ergänzt werden muss noch Folgendes: Ein analoger schlechter Prozess wird durch eine Digitalisierung nicht zu einem guten Prozess. Diesen Sachverhalt erleben wir in unseren Digitalisierungsprojekten hin zum papierlosen Büro immer wieder. Vor einer Prozessdigitalisierung muss sich der Prozess zunächst einmal genau angeschaut und ggfs. modifiziert also angepasst werden damit eine digitale Umsetzung überhaupt möglich ist und man papierlos im Büro arbeiten kann.

Aufgrund der gerade genannten Punkte ist es also nicht verwunderlich,  das die überwiegende Anzahl von Unternehmen aktuell noch stark zweigleisig, dass bedeutet, es werden Arbeitsprozesse zum Teil papierlos und parallel zum Teil papierbasierend durchgeführt - arbeiten.

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Die Entwicklung des Home Office

Aktuelle Umfragen zeigen auf, und das können wir aus unseren Beratungsgesprächen bestätigen, dass eine Vielzahl an Unternehmen auch nach der Pandemie einen Home Office Arbeitsplatz anbieten wird. Gerade vor diesem Hintergrund empfehlen wir, die Home Office Arbeitsplätze mit in die Büroplanung einzubeziehen. Aktuelle Auswertungen zeigen, dass die meisten Unternehmen eine 3 zu 2 oder eine 2 zu 3 Woche (Verhältnis Home Office Tage zu Büro Tagen) angestrebt wird. Der Mitarbeiter arbeitet also z.B. 3 Tage im Unternehmen und 2 Tage von Zuhause.

Verantwortliche von Büroflächen fragen sich nun berechtigt, was mit den ganzen Arbeitsplätzen passieren wird. Soll für jeden Mitarbeiter weiterhin ein eigener Arbeitsplatz vorgehalten werden oder wird im Unternehmen eine mobile und flexible Arbeitsweise angestrebt, bei der es keine fest zugewiesenen Arbeitsplätze mehr gibt. Mitarbeiter können sich den Arbeitsplatz je nach gewünschter Anforderung aus einem Pool von Arbeitsplätzen aussuchen. In der Fachsprache fallen hier häufig die folgenden Bezeichnungen:

  • Arbeitsplatzteilung
  • Normaden Arbeitsplätze
  • Flex Desk
  • Desk Sharing

Im Prinzip bezeichnen alle o.g. Begrifflichkeiten das Gleiche, nämlich dass die Mitarbeitenden keinen „eigenen“ fest zugewiesenen Arbeitsplatz (also Schreibtisch und Stuhl) mehr hat. Der Arbeitsplatz wird von mehreren Personen verwendet werden, er wird sich quasi geteilt. Aus dieser Situation entstehen für Unternehmen viele Chancen aber auch Risiken. Durch diese neuentstehenden Arbeitswelten können Potenziale geschaffen werden, um das Miteinander der Menschen im Unternehmen optimal zu gestalten. Gerne möchten wir Ihnen zeigen, wie sie derartige Potenziale optimal nutzen können.

Ziele für das papierlose Büro

Grundsätzlich sollte sich jedes Unternehmen die Frage stellen, warum der oder die Prozesse papierlos also digitalisiert werden sollen. Ganzheitlich papierlos zu Arbeiten sollte kein Ziel sein, sondern kann nur ein notwendiger Grund (z.B. für mobiles Arbeiten) sein.
Verantwortliche für Digitalisierungsprojekte sollten sich grundsätzlich die immer die Frage stellen, was für Ziele im Projekt des „papierloses Büro“ verfolgt werden.

In unseren Analysegesprächen werden uns häufig folgende Ziele genannt von unseren Kunden genannt:

Ziele des papierlosesn Büros

  • Reduzierung der Lagerkosten und Raumkosten für Einsparung von Papierarchiven
  • Beschleunigung von Arbeitsprozessen durch Reduzierung von Dokumentensuchzeiten
  • Beschleunigung der Dokumentenbearbeitungszeiten durch Schaffung standardisierter Prozessabläufe
  • Beschleunigung der Dokumentendurchlaufzeiten durch automatisierte Verteilung und Bearbeitung
  • Vermeidung von Arbeitsprozessfehlern durch klare Aufgabenzuweisung im Workflow / Prozess
  • Schaffung von Transparenz, das heißt den Bearbeitungsstatus sichtbar machen
  • Vermeidung von zentralen Ablageorten, um mobiles Arbeiten für New Work Bürokonzepte zu ermöglichen
  • Einhaltung von Dokumentations-und Datensicherheitsstandards
  • Erfüllung von externen IT-Anforderungen die mit den bisherigen Tools nicht umgesetzt werden können (E-Rechnung, elektronisches Bestellwesen, Kundenportal etc.)

 

Dies sind nur einige Beispiele von möglichen Zielen in einem Projekt wie dem papierlosen Büro. Was für Ziele haben Sie in Ihrem Unternehmen?

Das papierlose Büro und das Thema mit der Veränderung

Wichtig zu versehen ist, dass nicht alle Beteiligten Mitarbeiter von dem Ergebnis einer o.g. Zielsetzung profitieren. In vielen Digitalisierungsprojekte fällt für einige Mitarbeiter sogar erheblich mehr Aufwand an, damit an anderer Stelle das Ziel erfüllt wird.
Dieser Tatsache sollte man sich frühzeitig bewusst werden. Wird der Mitarbeiter zu spät in das Projekt eingebunden, kann schnell Frust durch die Mehrarbeit entstehen, gerade wenn für den Mitarbeiter kein Vorteil für den eigenen Arbeitsprozess spürbar wird.

Warum haben Mitarbeiter und Angestellte Angst vor dem papierlosen Büro?

Das papierlose Büro geht nicht ohne Digitalisierung. Und das bedeutet, dass Arbeitsprozesse anders als sonst ausgeführt werden müssen. Für die die meisten Menschen bedeuten Arbeitsprozessumstellungen „Stress“. Dieser Sachverhalt ist der Entwicklung unseres Gehirns geschuldet und deutet nicht auf eine schlechte Arbeitsmoral hin, was viele Verantwortliche häufig falsch einschätzen.

Werden die Mitarbeiter frühzeitig in den Prozess mit eingebunden, besteht die große Chance das die Digitalisierungsmaßnahme des papierlosen Büros von allen Beteiligten mitgetragen wird.

Häufig haben Mitarbeiter das Gefühl, dass Digitalisierungsmaßnahmen zu einer starken Arbeitskontrolle eingeführt werden. Die Angst vor einer negativen Leistungsbeurteilen ist dann ständig präsent und das führt wiederum zu einem schlechten Wohlgefühl am Arbeitsplatz und ein schlechtes Wohlgefühl verringert die Leistungsfähigkeit eines jeden Mitarbeiters.

Wieder andere Mitarbeiter haben sogar Angst vor dem Verlust des Arbeitsplatzes, weil Sie denken, dass die neue Digitalisierungssoftware Ihren Arbeitsplatz überflüssig macht.

Diese Ängste sind jedoch häufig unberechtigt. Zu Anfang eines Digitalisierungsprojekt fällt in den meisten Fällen sogar erheblich mehr Arbeit für einige Mitarbeiter an. Warum das so ist, erklären wir Ihnen gerne in einem persönlichen Beratungsgespräch.

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Lassen Sie uns gemeinsam über Ihr Projekt sprechen, wir freuen uns auf einen ersten kostenlosen Informationsaustausch.

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