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Büroplanung – Gestaltung moderner Arbeitswelten

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Bedeutung Büroplanung

Viele Unternehmen und Verantwortliche für Büroplanung fragen sich aktuell, wie Büroflächen in Zukunft konzipiert werden müssen. Diese Frage ist nicht so einfach zu beantworten, denn es gibt keine pauschalen Konzepte für Büroplanung. Warum das so ist, werden wir in diesem Artikel  behandeln. Zunächst stellen wir die Frage, was das Wort Büroplanung überhaupt bedeutet. Dann schauen wir uns an, welche Dienstleistungen zu einer Büroplanung gehören und welche Kompetenzen ein guter Büroplaner beherrschen muss damit der Weg in eine neue Arbeitswelt gelingt.

Seit einigen Jahren geht der Trend in der Büroplanung zu sogenannten New Work Konzepten. Ob diese neue Form der Büroorganisation etwas für Ihr Unternehmen ist, darauf gehen wir später ein. In der modernen Büroplanung sollte der Fokus grundsätzlich auf die passende Anzahl von Arbeitsorten für alle Arbeitsanwendungen gelegt werden. Was das für Arbeitsanwendungen sind, behandeln wir später genauer. Vorab können wir  folgendes Fazit ziehen: Haben Mitarbeiter eine Auswahl an gut konzipierten und  gestalteten Arbeitsorten, wird die neue Büroumgebung als positiv angenommen.

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Wie läuft eine Büroplanung bei uns ab?

Wir bekommen immer wieder die Frage gestellt, wie unsere Projekte im Bereich der Konzeption neuer Arbeitswelten denn eigentlich so genau ablaufen. Und hier fällt häufig der Begriff Büroplanung. Für die Einen ist eine Büroplanung eine Draufsicht, also eine 2D Zeichnung, in der die neuen Büroräume im Grundriss des neuen Gebäudes dargestellt werden. Für andere bedeutet Büroplanung, dass die neuen Büroflächen und Büroräume mittels 3D-Renderings visualisiert werden.

Wiederum andere Menschen bezeichnen den kompletten Prozess, von der Beratung über die Büromöbelplanungsphase hin zur Ausstattung der neuen Büroumgebung als Büroplanung. Das Wort Büroplanung unterliegt keinerlei Normen, in der Büroplanung enthaltene Leistungen (Planungsleistung und Beratungsleistung) sind je nach Büroplanungsanbieter stark unterschiedlich. Welche Planungsleistungen für Ihr anstehendes Projekt erforderlich sind, sollte vor der Auswahl des Büromöbelplaners geklärt werden, sodass geprüft werden kann, ob der ausgewählte Büroplaner Ihre gewünschten Leistungen erbringen kann. Für die Planung eines einzelnen Büros ist verständlicherweise weniger Know How erforderlich, als bei der Konzeption einer ganz neuen Bürofläche, in der Themen wie kollaborative Zusammenarbeit, fokussierte Einzelarbeit, Hybride (Video)meetings, digital und analoge agile Projektarbeit und für das Netzwerken, also das spontane Zusammentreffen für den informellen Austausch berücksichtigt werden sollten.

Pauschale Konzepte gibt es hierfür nicht. Bei der Auswahl Ihres Büroplaners sollten Sie also prüfen, dass dieser eine fachkundige Methodik beherrscht, die korrekte Verteilung von Arbeitsorten für Ihr Projekt gemeinsam mit Ihnen zu erarbeiten. Wir beraten Sie gerne zu individuell auf Sie zugeschnittene Konzepte.

Umgesetzte Projekte im Bereich Büro-und Objekteinrichtung

Früher Schreibtisch und Stuhl - heute viele Arbeitsmöglichkeiten

In unserem Planungs-und Konzeptionsprozess beschäftigen wir uns besonders ausgiebig mit den genannten Arbeitsorten. Wie und in welcher Ausprägung diese Arbeitsorte geplant werden müssen, hängt von Ihrem Unternehmen, Ihren Arbeitsmodi, Ihren Arbeitsweisen, der technologischen Ausstattung und natürlich Ihren Projektzielen ab. In unseren Beratungsgesprächen stellen wir immer wieder fest, dass die Anforderungen und Vorstellungen der Mitarbeiter an die neue Büroumgebung selbst innerhalb einer Abteilung zum Teil stark unterschiedlich ausfallen. Diese Anforderungen sollten daher im Vorfeld, also vor dem Start der Büroplanung konzeptionell erarbeitet werden. Kommen wir nun einmal zu den zuvor beschriebenen Arbeitsorten, oder auch Arbeitsmöglichkeiten genannt.

In jeder Unternehmung werden die 5 Arbeitsmodi, Zusammenarbeit, Einzelarbeit, Lernen, Rückzug  und Netzwerken ausgeführt. In welcher Verteilung diese Arbeitsmodi ausgeführt werden, ist bei jedem Unternehmen stark unterschiedlich. In unserem Büroplanungsprozess gehen wir auf diese Arbeitsmodi ein, um hier eine passende Anzahl von Arbeitsorten zu planen.
Weiterhin erarbeiten wir die Themen wie Home Office, mobiles Arbeiten, also flexible Arbeitsplätze, agile Projektarbeit und hybride Meetings.

Bei Betrachtung dieser zahlreichen Themen, die eine gute Büroplanung ausmachen, stellen sich viele Verantwortliche für Büroflächen und Gebäudemanagement die Frage, über welche Kompetenzen der Büroplaner verfügen muss, damit der Weg in die neue Arbeitswelt glückt.

Unsere Projekten starten daher immer mit einem Kennenlerntermin und einem Deep Dive in das Thema Arbeitswelten. In diesem Termin geht es erstmal um ein gegenseitiges Verständnis zum Thema Büroplanung und Konzeption von Arbeitswelten. Die für die Büroplanung notwendigen Informationen erarbeiten wir in unserem Arbeitswelten Konzeptworkshop.
Dieser Workshop wird in der Regel von einem für neue Büromöbel verantwortlichen Team, das aus verschiedenen Nutzervertretern im Unternehmen zusammengestellt wird durchgeführt. Der Arbeitswelten Konzept-Workshop schafft hier eine einheitliche Basis aller Projektbeteiligten.

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Home Office in der Büroplanung

Die aktuelle Situation hat Unternehmen bewiesen, dass die Arbeit auch aus dem Homeoffice funktioniert. Vor der Pandemie wurden vorwiegend einfache administrative Aufgaben, wie z. B. das Erfassen von Stammdaten von zu Hause gesehen und zugelassen. Notwendigerweise mussten Mitarbeiter während der Pandemie die komplette Bandreite an Büro-Tätigkeiten von Zuhause ausüben.

Aus dem Home-Office wurden Beratungsgespräche, Produktschulungen, Service Einsätze per Remote, Unternehmenspräsentationen, Abstimmungsmeetings, Agile Projektarbeit uvm. Durchgeführt. Das Home Office des Mitarbeiters ist so zu einem vollumfänglichen externen Büro geworden in dem ein kompletter Arbeitstag, also bis zu 8,5 Std. am Tag gearbeitet wird. Vor diesem Hintergrund sollten Home Office Arbeitsplätze in Büroplanung berücksichtigt werden.

Grundsätzlich sollte das Thema  Home Office aus Sicht der Unternehmen und aus Sicht der Mitarbeiter in verschiedene Ebene betrachtet werden. Auf der einen Seite geht es um rechtliche Verpflichtungen und Verantwortlichkeiten für Unternehmen und Mitarbeiter.
Die andere Betrachtung fällt jedoch auf den Mitarbeiter als Menschen in einem sozialen Kontext. Aktuelle Studien belegen, dass Mitarbeiter im Home Office vereinsamen und schnell den Bezug zum eigenen Unternehmen, den Kollegen und Vorgesetzen zu verlieren. Dies ist dem natürlichen Umstand geschuldet, dass Menschen soziale Wesen sind, die den physischen Kontakt untereinander benötigen.

Beim Thema Homeoffice verhält es sich wie bei so vielen Dingen im Leben. Wichtig ist das gesunde Maß an Homeoffice und Arbeit im Unternehmen. Wir wünschen uns gesunde Menschen in gesunden Unternehmen, darum unterstützen wir Unternehmen dabei, die Gesundheit ihrer Mitarbeitenden an verschiedenen Arbeitsorten ernst zu nehmen. (Positionierung deutlich machen!)

Tipps für das Arbeiten und Lernen aus dem Home Office

die Zukunft des Home Offices

Aktuelle Umfragen zeigen auf, und das können wir aus unseren Beratungsgesprächen bestätigen, dass eine Vielzahl an Unternehmen auch nach der Pandemie einen Home Office Arbeitsplatz anbieten wird. Gerade vor diesem Hintergrund empfehlen wir, die Home Office Arbeitsplätze mit in die Büroplanung einzubeziehen. Aktuelle Auswertungen zeigen, dass die meisten Unternehmen eine 3 zu 2 oder eine 2 zu 3 Woche (Verhältnis Home Office Tage zu Büro Tagen) angestrebt wird. Der Mitarbeiter arbeitet also z.B. 3 Tage im Unternehmen und 2 Tage von Zuhause.

Verantwortliche von Büroflächen fragen sich nun berechtigt, was mit den ganzen Arbeitsplätzen passieren wird. Soll für jeden Mitarbeiter weiterhin ein eigener Arbeitsplatz vorgehalten werden oder wird im Unternehmen eine mobile und flexible Arbeitsweise angestrebt, bei der es keine fest zugewiesenen Arbeitsplätze mehr gibt. Mitarbeiter können sich den Arbeitsplatz je nach gewünschter Anforderung aus einem Pool von Arbeitsplätzen aussuchen. In der Fachsprache fallen hier häufig die folgenden Bezeichnungen:

  • Arbeitsplatzteilung
  • Normaden Arbeitsplätze
  • Flex Desk
  • Desk Sharing

Im Prinzip bezeichnen alle o.g. Begrifflichkeiten das Gleiche, nämlich dass die Mitarbeitenden keinen „eigenen“ fest zugewiesenen Arbeitsplatz (also Schreibtisch und Stuhl) mehr hat. Der Arbeitsplatz wird von mehreren Personen verwendet werden, er wird sich quasi geteilt. Aus dieser Situation entstehen für Unternehmen viele Chancen aber auch Risiken. Durch diese neuentstehenden Arbeitswelten können Potenziale geschaffen werden, um das Miteinander der Menschen im Unternehmen optimal zu gestalten. Gerne möchten wir Ihnen zeigen, wie sie derartige Potenziale optimal nutzen können.

Verantwortlichkeit für das Home Office

Viele Arbeitnehmer stellen sich hier aktuell die Frage, ob der Arbeitgeber verantwortlich für die Büroausstattung im Home Office ist. Diese Frage lässt sich nicht so ganz einfach oder eindeutig beantworten, daher hier ein kurzer Exkurs:

Wird der Arbeitsplatz Zuhause, also das Home Office nur für ein gelegentliches Arbeiten z. B. mit dem Notebook ein paar Emails schreiben genutzt, spricht man von einer mobilen Arbeit. Genau wie beim ortsungebundenen Arbeiten z. B. in öffentlichen Verkehrsmitteln oder in öffentlichen Cafés tritt die Arbeitsstättenverordnung nicht in Kraft und somit ist der Arbeitgeber nicht verantwortlich.

Ist das Home Office, also das Arbeiten von Zuhause, keine Ausnahme sondern die Regel, spricht man von „Arbeit von Zuhause“ oder einem „Tele-Arbeitsplatz“. In diesem Fall ist der Arbeitgeber verantwortlich, die Arbeitsstättenverordnung mit geeigneten Mitteln einzuhalten.

Welche Dimenstionen betrachten wir in der Büroplanung

Büroplanung nach Arbeitsstättenverordnung als Qualitätsversprechen?

Die Büroplanung nach Arbeitsstättenrichtlinie ist leider kein verlässlicher Qualitätsnachweis für eine gute Büroplanung. Eine Büroplanung nach Arbeitsstättenverordnung ArbStättV sagt erst mal nur aus, dass die gesetzlichen Bestimmungen zur Wahrung der Sicherheit am Arbeitsplatz eingehalten werden. Die Arbeitsstättenverordnung schaut jedoch nicht auf die oben genannten Themen, die maßgeblich für das Funktionieren der neuen Büros und für die Zufriedenheit der Mitarbeiter sind.

Weiterhin schaut die ArbStättV nicht auf angrenzende Leistungsbereiche. Neben der Büro-und Objekteinrichtung umfassen Arbeitsplätze der Zukunft weitere Dimensionen der Arbeit, nämlich Druck und Scansysteme, Medien und Konferenz Technik und Informations und Prozesslösungen betrachtet werden. Wir vereinen diese 4 Dimensionen schon heute und verstehen unsere Arbeit stets bereichsübergreifend, damit maximale Effizienz entsteht. Lassen Sie uns gerne dazu ins Gespräüch kommen, wie Sie diese Dimensionen ebenfalls miteinander vereinen.

Unser Weg in eine durchdachte Büroplanung

Nach dem ersten Kennenlernen bei uns im Unternehmen, bei Ihnen vor Ort oder via Video Call findet ein erster Austausch über ihr Projekt statt. In diesem kostenfreien Termin stellen wir Ihnen unsere Beratungs-und Planungsleistung anhand von umgesetzten Projekten vor. Möchten Sie mit uns zusammenarbeiten, legen wir den genauen Rahmen unserer Dienstleistungen in Bezug auf die Büroplanung fest.

Von Beginn an ist nun klar, mit welchen einzelnen Themen und in welcher Tiefe wir uns in der Büroplanung beschäftigen werden, welche Leistungen von einem externen Partner oder von Ihnen selbst übernommen werden. Mit der Auswahl der Dienstleistungen legen wir den Grundstein für eine partnerschaftliche Zusammenarbeit im Rahmen der Büroplanung mit allen Projektbeteiligten.

Partnerschaftliche Zusammenarbeit bedeutet für uns, dass wir immer das bestmögliche Ergebnis mit allen Beteiligten für Ihr Projekt erreichen möchten.

In unseren Büroplanungsprojekten arbeiten wir auf partnerschaftliche Basis mit Planungsgewerken die Architekten, Innenarchitekten, TGA Planern, Akustik Experten sowie mit ausführenden Gewerken wie Möbel und Sonderbau, GU-Einrichter, Elektroinstallation, Beleuchtung, Bodenleger und Malerunternehmen.

Sie suchen einen Büroplaner der Sie auf den Weg in Ihre neue Arbeitswelt begleitet und der partnerschaftlich und auf Augenhöhe mit allen Projektbeteiligten agiert? Dann lassen Sie uns gemeinsam nach den Chancen greifen, wir freuen uns auf Ihr Projekt!

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